Les services Ressources Humaines, comme l’ensemble des services d’une entreprise, sont confrontés à des enjeux forts concernant l’.

Une multitude d’outils au service des Ressources Humaines

L’informatique et l’internet permettent aujourd’hui de mettre en œuvre des solutions efficaces et techniquement simples à intégrer.

Mais comment faire un choix parmi une multitude d’outils qui semblent tous indispensables ?

Voici quelques exemples de solutions facilement accessibles aux entreprises :

– en communication : les messageries instantanées; les réseaux sociaux d’entreprises, les forums

– parmi les outils de productions : les wikis, les tableaux blancs

– parmi les outils de partages : les blogs, la GED, l’intranet/extranet collaboratifs, les flux rss

– parmi les outils de coordination : les espaces projets, les ERP.

Je me souviens qu’au début des années 2000, la question était : quel SIRH faut-il choisir ? Le choix semblait plus simple à cette époque !

Une organisation compatible

Prenons l’exemple d’une fonctionnalité  très simple : le partage de documents en ligne. L’objectif est de partager du contenu de façon à éviter les allers retours de multiples versions d’un même document. Voyez-vous de quoi je parle ? Exemple : la version 0.1a du 10/09 à 09h36 et la 0.1b du même jour à 19h48 !  Nous nous sommes tous tirés les cheveux au moins une fois en vivant une telle situation.

Il existe aujourd’hui des outils très simples à utiliser. A titre professionnel, je préfère les solutions open source (parce qu’elles n’appartiennent ni à Microsoft ni à Apple !).

Je teste actuellement la solution d’Alfresco qui permet de conserver sur le “cloud” (le nuage !) l’ensemble des documents et d’en définir les droits d’accès. Les équipes RH peuvent optimiser la gestion des documents en entreprise et s’assurer que les processus sont suivis, sécurisés et les données conservées:

  • Collaborer avec les recruteurs en toute sécurité et en toute fluidité (éviter les mails et PJ) – Avec la possibilité d’inviter vos agences à collaborer et à gérer les dossiers directement dans la plateforme.
  • Automatiser les processus – Soumettre des documents à validation par un consultant externe, s’assurer que tout le monde est d’accord avec les candidats présélectionnés…
  • Annoter des documents – la plateforme permet d’annoter tous les documents, de les échanger et les télécharger en toute simplicité même à l’extérieur de l’entreprise, et ce, en toute sécurité. Par exemple les CV des candidats, les NDA, quelles que soient les informations confidentielles.

Je connais plusieurs entreprises du CAC 40, dont un opérateur Télécom Européen, qui ont choisi cette solution pour répondre aux besoins très spécifiques de leur service RH (confidentialité, gestion stricte des droits d’accès, intégration “sur-mesure”).

La GED Alfresco n’est pas utilisée en tant que GED pure. Un habillage graphique et ergonomique est ajouté à cette application e-dossier afin qu’elle soit à la charte de l’entreprise. Il s’agissait en effet de ne pas trop bouleverser les habitudes des utilisateurs.

Pas de difficulté majeure à prévoir pour l’intégration d’un tel système. L’enjeu réel étant dans la conduite du changement et dans le niveau de compatibilité de l’organisation existante avec le nouveau système.

Un projet managérial

En effet, il s’agit donc bien d’un projet managérial et pas technique (Messieurs les informaticiens ne l’oubliez pas !). Les changements induits sont nombreux :

Un saut culturel : un grand nombre de services Rh fonctionnent encore “à l’ancienne” ! Les seules avancées technologiques qu’ils ont connues ces dernières années concernent le SIRH et la messagerie électronique. Et ces outils sont du 20ème siècle ! L’implantation d’une nouvelle solution type partage de documents occasionnerait, pour la plupart des utilisateurs, un changement de culture important.

Un saut technologique : J’ai 49 ans et mes enfants viennent à peine d’avoir leurs 20 ans. Pour eux un tel outil collaboratif représente désormais la norme, et pas du tout un saut technologique. Cependant, tout le monde n’a pas vingt ans et la capacité à s’adapter à un tel système est très inégale et varie en fonction des individus.

Un saut managérial : Le développement des nouveaux outils a engendré de nouvelles façons de manager : travail en “home office”, capacité à travailler à distance (hôtel, aéroports, gare…). Les possibilités de travailler sont plus nombreuses mais les rythmes sont plus  irréguliers. Comment organiser le travail de collaborateurs qui sont en déplacements permanent ? Comment déléguer et comment contrôler ? Le service RH ne doit pas faire l’économie d’une telle réflexion.

Un tel projet doit donc être géré de façon à prendre en compte l’ensemble de ces paramètres tout en affirmant sa dimension managériale.